Digitaal bezoekersbeheersysteem versus traditionele

In een tijd waarin veiligheid en efficiëntie van cruciaal belang zijn, staat de traditionele aanpak van bezoekersbeheer mogelijk voor een verouderingsprobleem. Papieren logboeken en handmatige registraties worden steeds vaker in twijfel getrokken vanwege hun beperkingen op het gebied van compliance, veiligheid en efficiëntie. Maar hoe kunnen organisaties deze uitdagingen overwinnen en overstappen naar een meer geavanceerde aanpak? In deze blog vergelijken we traditionele en digitale bezoekersbeheersystemen en bespreken we de oplossingen die YIM biedt.

Tekortkomingen van traditionele methoden

Bij een traditioneel bezoekersbeheersysteem registeren organisaties hun bezoekers handmatig of met bijvoorbeeld eigen gemaakte bezoekerslijsten. Niet erg handig voor receptionisten die de inschrijvingen moeten afhandelen én oog moeten hebben voor de regels rond gegevensbescherming. Het is dan ook minder veilig omdat de informatie gemakkelijk toegankelijk is of gemanipuleerd kan worden en het biedt geen efficiënte manier om snel bezoekersgegevens te controleren. Als het onboarden van één bezoeker bijvoorbeeld ongeveer 15 minuten duurt en jouw pand ongeveer 100 bezoekers per dag verwelkomt, komt dit neer op een verlies van 25 uur per dag. Deze tijd zou aanzienlijk beter kunnen worden benut voor productievere taken.

Wat is een digitaal bezoekersbeheersysteem?

Met een digitaal bezoekersbeheersysteem, kan uw organisatie zorgen voor een soepel proces rondom het komen en gaan van bezoekers. In tegenstelling tot traditionele systemen, die afhankelijk zijn van papieren logboeken, gebruikt deze oplossing digitale tools en software om het incheckproces te stroomlijnen en digitale registraties van bezoekersgegevens bij te houden. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan het regelen van identificatie, registratie en toegang voor bezoekers. Bovendien zijn er verschillende soorten bezoekers die allemaal verschillende manieren van aanpak vereisen. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn dat iemand een online (veiligheid)training doorloopt voor het veilig betreden van een bepaalde locatie. Deze inzichten onderstrepen niet alleen de toegevoegde waarde van een Visitor Management systeem, maar ook dat het schaalbaar is op basis van het aantal bezoekers, waardoor een naadloze werking wordt gegarandeerd zonder concessies te doen aan de beveiliging of compliance.

Hoe werkt de visitor managementsoftware van YIM?

Met YIM regel je efficiënt een gastvrij ontvangst voor jouw bezoek. Zo werkt de oplossing:

1. Uitnodigingsproces: Een medewerker van het bedrijf nodigt zijn bezoek uit via het platform. De medewerker wijst autorisaties toe op basis van rollen en taken zodat bezoekers alleen toegang hebben tot de noodzakelijke gebieden. Hierna selecteert de werknemer de locatie van het bezoek, de tijden en eventueel het kenteken als de bezoeker met de auto komt. Vervolgens krijgt de bezoeker een e-mail met informatie en een QR-code voor toegang.

2. Optionele training: Mogelijkheid tot E-learning in eigen tijd zodat er geen verrassingen ontstaan op locaties door verplichte training. Het uitnodigen van grote groepen bezoekers tegelijk kan ook.

3. Gastvrij en efficiënt toegang: Alle bezoekersdetails worden weergegeven in een overzichtelijk dashboard. Dit maakt van tevoren bekend welke bezetting bijvoorbeeld de balie benodigd is. Door koppeling met toegangscontrolesysteem en vooraanmelding wordt de wachttijd voor de bezoeker drastisch verminderd, die ze anders kwijt zijn aan het volgen van trainingen, examens en kiezen van rechten. Bovendien kan de gastvrouw nu de rol op zich nemen en staat de aandacht voor de klant centraal.

Voordelen van digitaal bezoekersbeheersysteem

✅ Verbeterde beveiliging en veiligheid: YIM biedt Realtime-overzicht. Hierdoor kunnen organisaties volledige verantwoordelijkheid nemen voor hun bezoekers. Wie betreedt de locatie, wie bezoeken ze daar en wat is het doel van het bezoek? Zo blijf je volledig in controle en wordt elke bezoeker gastvrij en vooral veilig ontvangen. Je kunt bezoekers volgen en – in noodgevallen – direct waarschuwingen naar gebruikers/bezoekers en locaties sturen;

✅ Bespaar tijd en middelen: Door het stroomlijnen van het aanmeldproces en toegang op basis van gebruikersrollen ontstaan kortere wachttijden voor bezoekers;

✅ Naleving van de regelgeving: Een digitaal bezoekersbeheersysteem is vooral van cruciaal belang voor gereguleerde sectoren en kan worden aangepast met meertalige screenings en trainingen om aan diverse regelgevingsbehoeften te voldoen;

✅ Gegevens beschermen: Wat betreft gegevensbeheer kunnen digitale oplossingen voor bezoekersregistratie helpen bij het beschermen van gegevens van bezoekers door papieren logboeken overbodig te maken;

✅ Gastvrij & informatief: Bezoekers ontvangen automatisch eventuele (veiligheids)instructies en relevante informatie zoals een routebeschrijving en parkeer- of ov-informatie;

✅ Professionele ontvangst: Ontvang gasten professioneel met een digitale receptie, compleet met badge printer.

Conclusie

Door over te stappen naar een digitaal bezoekersbeheersysteem kunnen organisaties niet alleen hun veiligheid en compliance verbeteren, maar ook de efficiëntie van hun bezoekersstromen. Met als gevolg dat je als organisatie meer kunt focussen op jouw kernactiviteiten en daardoor bespaard op kosten en tijd. Met oplossingen zoals YIM wordt het ontvangen van bezoek een gestroomlijnd en gastvrij proces, wat resulteert in tevreden bezoekers en gemoedsrust voor jouw organisatie.