Toegangsmanagement en contractor management in de offshore sector

De uitdagingen van toegangsmanagement in de offshore omgeving

De wereld van offshore is een bijzondere branche met hele specifieke uitdagingen. Aflandige winning van olie, gas en windenergie; hier vinden werkzaamheden plaats waarbij enkel de hoogste graad van veiligheid volstaat. Voor de betrokken medewerkers en contractors én voor de continuïteit van de operatie. Het toegangsbeleid tot locaties moet daarom 100% goed geregeld zijn. Daarnaast moet het toegangsbeleid compliant zijn met de wettelijke kaders en safety vereisten. Denk bijvoorbeeld op het gebied van Arbeidsrecht of het voldoen aan de ISPS-normering. Wat betekent dit voor het security beleid op hybride locaties die volop in ontwikkeling zijn? Wij vroegen het aan Cedric van Riemsdijk, Lead IT business development bij Nsecure. 

Toegangscontrole volgens de wettelijke kaders

Offshore-activa zijn kwetsbaar door hun hybride karakter. Ze moeten het hoofd bieden aan de veiligheidsuitdagingen van zowel scheeps- als walfaciliteiten. Offshore locaties liggen vaak ver van het vaste land. Dus als er een incident plaatsvindt, duurt het lang voordat er mensen aan boord zijn. Dat maakt het preventiestuk heel belangrijk. Cedric van Riemsdijk: “De offshoremarkt is enerzijds zo bijzonder omdat je heel kwetsbaar bent; je bent op zee of staat juist op één plek vast. Je hebt te maken met uitgebreide wet- en regelgeving als het gaat om de inzet van personeel en derden en het veilig verlenen van toegang tot deze hybride locaties. Het is dus een extreem complex samenspel waarin je veel moet organiseren vanuit een veiligheidsperspectief, maar ook vanuit de wet- en regelgeving.” 

Digitale beveiliging en compliance in een complexe omgeving

Bij alle grote bedrijven, zeker als ze werken met gevaarlijke stoffen of gevoelige informatie, is het een uitdaging om de veiligheid en toegang goed te regelen. In de offshore sector geldt dat nog meer, vertelt Van Riemsdijk. “In de offshore is het makkelijker om onbevoegden buiten te houden, dan om ze uit te zetten als ze eenmaal ongewenst aan boord zijn. Een hoge security awareness en effectieve eerste toegangsprocedures zijn dus noodzakelijk. De inzet van geïntegreerde digitale beveiligingsoplossingen zijn daarbij essentieel. Tegelijkertijd wil je een proactief toegangsbeleid dat voldoet aan alle regelgeving op het gebied van Arbeidsrecht of de ISPS-norm. Medewerkers en contractors moeten snel, veilig en makkelijk toegang hebben tot de locatie, om onnodig oponthoud te voorkomen en continuïteit te behouden.”

Het toegangsmanagement van Allseas: één uniforme oplossing

Allseas, een internationale speler in technisch complexe offshoreprojecten, zocht een toekomstbestendige oplossing voor toegangsmanagement en contractor management. Nsecure implementeerde:

• De toegangscontrole-oplossing 'AEOS',

• De workflow- & identity-service YIM (Your Identity Management).

Deze combinatie automatiseert aanmeldingen, autorisaties en accreditaties, volledig gekoppeld aan het ERP-systeem van Allseas voor urenregistratie. Resultaat: een snellere, veiligere en volledig compliant werkwijze.

Identity management voor een hoog veiligheidsniveau

Bedrijven zoals Allseas hebben veiligheid als topprioriteit. Ze gaan voor nul incidenten en dat betekent dat ze van alle medewerkers en bezoekers een hoog niveau van veiligheid verwachten. Met een identity management-oplossing zoals YIM weet je zeker wie je toegang verleent, of iemand de juiste certificaten heeft, en of documenten actueel zijn.

“Het toegangsproces moet snel antwoorden kunnen geven op basis van een aantal security-overwegingen. Je moet zeker weten wie je toegang geeft, wie die persoon werkelijk is en of hij of zij beschikt over de benodigde rechten. Door in een persoonlijk digitaal dossier certificaten en documenten op te slaan, krijgen bezoekers sneller groen (of rood) licht om de locatie wel of niet te betreden. Zo bespaar je veel tijd in het toegangsproces én voorkom je hoge boetes omdat je niet voldoet aan de wet- en regelgeving.” 

- Cedric van Riemsdijk

Efficiënt toegangsbeheer tijdens offshore turn arounds

Naast de dagelijkse operatie, hebben grote offshorebedrijven incidenteel een turn around: een onderhoudsperiode waarin een locatie volledig wordt stilgelegd om onderhouds- of reparatie- of inspectiewerkzaamheden uit te voeren. In zo’n periode komen vaak honderden contractors en bezoekers tegelijk op locatie. “Tijdens een turnaround moet je het toegangsproces razendsnel kunnen doorlopen,” vertelt Cedric van Riemsdijk. “Dan is het essentieel om het toegangsmanagement te automatiseren, zodat je tijd wint zonder concessies te doen aan veiligheid en compliance.”

Met het YIM toegangsmanagementplatform wordt het hele proces gedigitaliseerd:

• Alle contractors en bezoekers worden vooraf gecheckt, geverifieerd en digitaal aangemeld.

• Certificeringen en documenten (zoals VCA of VOG) worden automatisch gecontroleerd op geldigheid.

• Alle informatie wordt opgeslagen in een persoonlijk digitaal dossier.

• De geïntegreerde e-learningmodule zorgt dat bezoekers vooraf veiligheidsinstructies volgen.

Zo verloopt de toegang tot offshore locaties sneller, veiliger en aantoonbaar compliant met veiligheids- en arbeidswetgeving.

Balans tussen veiligheid, gastvrijheid en compliance

Elke organisatie is uniek. Toegangsverlening en veiligheid vragen om een gebalanceerde aanpak waarin gastvrijheid, veiligheid en compliance samenkomen. Met de juiste combinatie van digitale toegangsoplossingen, identity management en maatwerkprocessen verbeteren organisaties de kwaliteit, beheersen ze kosten en bouwen ze aan duurzame veiligheid.

Meer weten over onze oplossingen voor identiteitsbeheer in de offshore sector?

Lees hier verder en ontdek hoe YIM organisaties helpt bij het digitaliseren en centraliseren van fysieke toegangs- en identiteitsbeheerprocessen.