Toegangsmanagement en contractor management in offshore.

De wereld van offshore is een bijzondere branche met heel specifieke uitdagingen. Aflandige winning van olie, gas en windenergie; hier vinden werkzaamheden plaats waarbij enkel de hoogste graad van veiligheid volstaat. Voor de betrokken medewerkers en contractors én voor de continuïteit van de operatie. Het toegangsbeleid tot locaties moet daarom 100% goed geregeld zijn. Daarnaast moet het toegangsbeleid compliant zijn met de wettelijke kaders en safety vereisten. Denk bijvoorbeeld op het gebied van Arbeidsrecht of het voldoen aan de ISPS-normering. Wat betekent dit voor het security beleid op hybride locaties die volop in ontwikkeling zijn? Wij vroegen het aan Cedric van Riemsdijk, Lead IT business development bij Nsecure. 

Toegangscontrole volgens de wettelijke kaders

Offshore-activa zijn kwetsbaar door hun hybride karakter. Ze moeten het hoofd bieden aan de veiligheidsuitdagingen van zowel scheeps- als walfaciliteiten. Offshore locaties liggen vaak ver van het vaste land. Dus als er een incident plaatsvindt, duurt het lang voordat er mensen aan boord zijn. Dat maakt het preventiestuk heel belangrijk. Cedric van Riemsdijk: “De offshoremarkt is enerzijds zo bijzonder omdat je heel kwetsbaar bent; je bent op zee of staat juist op één plek vast. Je hebt te maken met uitgebreide wet- en regelgeving als het gaat om de inzet van personeel en derden en het veilig verlenen van toegang tot deze hybride locaties. Het is dus een extreem complex samenspel waarin je veel moet organiseren vanuit een veiligheidsperspectief, maar ook vanuit de wet- en regelgeving.”

Bij alle grote bedrijven, zeker als ze werken met gevaarlijke stoffen of gevoelige informatie, is het een uitdaging om de veiligheid en toegang goed te regelen. In de offshore geldt dat nog meer, vertelt Van Riemsdijk. “In de offshore is het makkelijker om onbevoegden buiten te houden, dan om ze uit te zetten als ze eenmaal ongewenst aan boord zijn. Een hoge security awareness en effectieve eerste toegangsprocedures zijn dus noodzakelijk. De inzet van geïntegreerde digitale beveiligingsoplossingen zijn daarbij essentieel. Tegelijkertijd wil je een proactief toegangsbeleid dat voldoet aan alle regelgeving op het gebied van Arbeidsrecht of de ISPS-norm. Medewerkers en contractors moeten snel, veilig en makkelijk toegang hebben tot de locatie, om onnodig oponthoud te voorkomen en continuïteit te behouden.”

Het toegangsmanagement van Allseas

Bedrijven in de offshore zijn verantwoordelijk voor wie er aan boord gaan, en dus ook als er mensen aan boord zijn die daar niet horen te zijn. Dat is dan ook een van de redenen waarom Allseas, een internationale speler in grote, technisch complexe en technologische offshore projecten, heeft gekozen voor de oplossingen van Nsecure. Allseas zocht een flexibele, uniforme en toekomstbestendige oplossing voor het toegangsmanagement en contractor management. Nsecure implementeerde de toegangscontrole oplossing ‘AEOS’ en de workflow & identity service ‘YIM'(Your Identity Management), gericht op het aanmeld- en accreditatieproces voor contractors en bezoekers. Het concept voldoet aan alle voorwaarden, waaronder een koppeling met het ERP-systeem van Allseas voor urenregistratie. Inmiddels bewijst de gekozen oplossing haar toegevoegde waarde en is het concept uitgerold over de vestigingen. De aanmeldingen, autorisaties en accreditaties verlopen nu sneller, veiliger en compliant met de wet- en regelgeving.

Identity management voor hoog safety niveau

Bedrijven zoals Allseas hebben veiligheid als topprioriteit. Ze gaan voor nul incidenten en dat betekent dat ze van alle medewerkers en bezoekers een hoog niveau van safety verwachten. Dat bereik je met een identity managementoplossing voor contractor management zoals YIM, geeft Van Riemsdijk aan. “Het toegangsproces moet snel antwoorden kunnen geven op basis van een aantal security-overwegingen. Je moet zeker weten wie je toegang geeft, wie die persoon werkelijk is en of hij of zij beschikt over de benodigde rechten. Door in een persoonlijk digitaal dossier certificaten en documenten op te slaan, krijgen bezoekers sneller groen (of rood) licht om de locatie wel of niet te betreden. Zo bespaar je veel tijd in het toegangsproces én voorkom je hoge boetes omdat je niet voldoet aan de wet- en regelgeving.”

Efficiënte turn around

Naast de dagelijkse operatie, hebben grote offshorebedrijven incidenteel een turn around: een onderhoudsperiode waarin een locatie volledig wordt stilgelegd om onderhouds- of reparatie- of inspectiewerkzaamheden uit te voeren. “In zo’n periode komen veel verschillende contractors op locatie, dan moet je het toegangsproces snel kunnen doorlopen. Dan is het extra belangrijk om het toegangsmanagement te automatiseren, daarmee veel tijd te winnen maar geen concessies te doen ten aanzien van veiligheid, beveiliging en compliancy. Vroeger stonden er serieuze files naar het platform om al die personen op een gecontroleerde manier binnen te laten komen. Beschikt iedereen wel over de juiste certificeringen en documenten om werkzaamheden te mogen uitvoeren? Dit hele stuk is nu gedigitaliseerd. Via het YIM toegangsmanagementplatform zijn al deze mensen van tevoren gecheckt en aangemeld en kan de toegang snel verleend worden. Alle benodigde documentatie wordt via een persoonlijk digitaal dossier opgeslagen en gecontroleerd op verloopdata. Dankzij de e-learning module kunnen bezoekers en contractors voorafgaand aan hun bezoek veiligheid- of instructievideo’s bekijken, wat ook weer tijd scheelt en de awareness vergroot.” 

De kunst van controle

Elke organisatie is anders. Daarom ziet Nsecure toegangsverlening en veiligheid als een meesterwerk waarbij geen penseelstreek verkeerd staat. De juiste balans tussen optimale veiligheid en gastvrijheid vraagt om maatwerk. Met als resultaat: verbetering van kwaliteit, het beheersen van kosten, voorzien in ‘continuous improvement’ en duurzaamheid.